Автоматизация от компании Формула Торговли

 Главная » Автоматизация гостиницы

Данный раздел сайта посвящен автоматизации отелей. Что такое гостиница в плане автоматизации? С одной стороны, данное направление HoReCa безусловно проще, чем автоматизация ресторана или кафе. Но как обычно присутствует огромное количество нюансов и подводных камней. Итак определим, что же вам понадобится.

Для начала хотелось бы отметить, что термин «портье» тут не совсем уместен, так как портье - это швейцар при гостинице или по другому еще - привратник. Хотя нельзя не согласиться, что в какой-то степени так можно назвать человека, оформляющего ваше проживание в гостинице и вручающего ключи от номера. Термин же «рецепция» так любимый в фирмах, как место, где сидят секретари и отвечают на телефонные звонки вообще означает физиологическую процедуру «восприятия рецепторами энергии раздражителей и преобразование ее в нервное возбуждение» или «восприятие правовой системы и принципов другого государства как основы национального права». По нашему мнению правильнее использовать такое универсальное слово, как администратор. Вот, что входит в состав рабочего места портье/администратора гостиницы:

  • Компьютер обыкновенный с монитором, мышкой, клавиатурой и операционной системой;
  • Принтер лазерный, обычный;
  • Фискальный регистратор или кассовый аппарат.

В качестве программы на данную рабочую станцию устанавливается программа клиент-системы Shelter (модули портье и касса). Принтер лазерный вам будет обязательно нужен для предоставления клиентам детализации при выписке, кассовый аппарат или фискальный регистратор пригодится для печати фискальных чеков.

Основная задача администратора – взять данные заселяющегося клиента, заполнить карту гостя и поселить в гостинице (по согласованным условиям и тарифу), выдав ключи от номера. Нюансы начинаются именно с этого этапа, какая система замков используется в гостинице? Бюджетная версия - ключи от номера или специальные карточки, открывающие электронные замки? В случае простых ключей, все понятно, в случае электронных карт, вам понадобится дополнительный модуль к программе Shelter и программатор, который записывает на электронную карту все необходимые сведения о клиенте, времени и сроках его доступа в номер.

Следующий момент: будут ли на территории гостиницы отдельные ресурсы, которые планируется предоставлять гостям? Такие, например, как сауна, солярий, конференц-зал? Для удобного управления, планирования, бронирования понадобится дополнительный модуль управления мероприятиями Shelter. Одним словом расширять функционал Shelter можно долго и дорого, но так как все эти модули приобретаются в целом на гостиницу, то правильнее будет рассматривать их при обзоре следующего рабочего места.

В случае создания рабочего места менеджера (управляющего) вам понадобиться обычный «офисный набор» оборудования:

  • Компьютер, обычный набор из системного блока, монитора клавиатуры и мышки;
  • Операционная система для данного компьютера;
  • Программы Back-офис Shelter.

Разумеется, не будем еще раз открывать Америку, сообщив, что любую важную технику необходимо защитить источниками бесперебойного питания и сетевыми фильтрами, а также поставить какой либо антивирус и офисный пакет. В Back-офисные программы входят:

  • Модуль управляюшего Shelter;
  • Модуль отчетов Shelter;
  • Персональная дисконтная система (ПДС) Shelter;
  • Модуль подключения электронных замков;
  • Менеджер мероприятий;
  • Телефонный тарификатор;
  • Интернет тарификатор;
  • Модуль Горничные;
  • Модуль Минибар.

Из приложений Back-офиса обязателен к установке «Модуль управляющего Shelter», в котором управляющий создает тарифы, заводит номера, цены, условия размещения и прочее. Модуль отчетов предназначен для просмотра результатов деятельности гостиницы – всевозможные отчеты в различных разрезах.

Остальные модули не являются обязательными и стоят отдельных денег:

  • Модуль ПДС Shelter служит для создания гибкой дисконтной системы, создания накопительных и персональных скидок посетителей;
  • Менеджер мероприятий предназначен для планирования групповых заездов, а также управления и бронирования таких ресурсов отеля, как конференц-залы, сауны, бассейны и прочее;
  • Телефонный тарификатор предназначен для предоставления услуг исходящих вызовов из номеров клиентов по тарифам гостиницы;
  • Интернет тарификатор служит для предоставления доступа в Интернет посетителям по тарифам гостиницы;
  • Модуль Горничные используется для контроля состояния номеров, белья, проведения уборки;
  • Модуль Минибар позволяет учитывать состояние бара в номерах гостиницы.

Особенность реализации модулей в системе Shelter позволяет создавать отдельные рабочие места, на которых может работать персонал. Так как лицензируются модули Shelter для гостиницы целиком – нет ограничений в количествах установок того или иного модуля. Таким образом, вы вольны устанавливать столько компьютеров – сколько считаете нужным, комбинируя модули по своему усмотрению.

Кроме стандартных модулей расширяющих функциональные возможности программы есть целый ряд дополнительных расширений и интерфейсов, позволяющих общаться программному комплексу Shelter с другими внешними системами:

  • Интернет бронирование. Интерфейс этого модуля служит для связи базы данных Shelter с веб сайтом гостиницы или бронирования и позволяет бронировать номера гостиницы через веб сайт, а также отображать текущее заполнение гостиницы;
  • Модуль отчёты on-line позволяет получать доступ к отчетам по работе гостиницы с помощью сети Интернет;
  • Интерфейс связи с системами сканирования позволяет ускорить процедуру заселения клиентов гостиницы за счет автоматического распознавания документов (таких как паспорт) планшетным сканером;
  • Интерфейс связи с замковыми системами управлять электронными замковыми система из Shelter и использовать системы электронных замков в гостинице;
  • Интерфейс связи с R-Keeper позволяет объединить гостиничный и ресторанный программный комплекс, закрывать заказы ресторана на фолио гостя, вести общую статистику заказов клиента;
  • Интерфейс выгрузки документов в 1С: Бухгалтерию позволяет выгружать информацию о работе гостиницы в бухгалтерскую программу;
  • И многое другое.

Программный комплекс Shelter обладает гибкими настройками для взаимодействия с различными внешними системами, такими как банковские системы, системы бронирования, поэтому подобрать оптимальный набор компонентов можно под гостиницу/отель любого формата.

Разумеется, как и для автоматизации любого вида деятельности, вам понадобятся опытные специалисты для настройки программного обеспечения и оборудования, а также квалифицированные сотрудники, для работы с программами, которых должны обучить эти самые опытные специалисты.