Автоматизация от компании Формула Торговли

 Главная » Автоматизация кафе и ресторана

В данном разделе мы предлагаем вам решения для автоматизации кафе или ресторана. Почему эти два, казалось бы, разных формата объединены в одном разделе? Причина данного шага проста. Функционал, потребности и контроль для заведений подобного формата организуется на одном и том же программном обеспечении и оборудовании, с той лишь разницей, что в каждом конкретном случае состав программного обеспечения и набор оборудования определяется и настраивается именно под ваши задачи и цели. Для начала давайте определимся, что вам необходимо на объекте HoReCa.

Самым главным объектом автоматизации в кафе или ресторане является точка расчета, то есть рабочее место (терминал, узел, называйте как вам удобно), где будут рассчитывать ваших посетителей. Обычно данную точку мы называем «Рабочее место бармена / кассира». Главная задача, которая стоит перед этим рабочим местом — произвести расчет клиента, взяв с него денег и выдав ему чек. Каким оборудованием комплектовать данный узел?

Вот примерный список оборудования:

Начнем с POS-терминала — это, по сути, набор оборудования, состоящий из компьютера, монитора, считывателя магнитных карт, возможно, клавиатуры. На данный момент, распространены 2 варианта исполнения подобных терминалов: сенсорный терминал и клавиатурный.

Первый вариант сейчас самый распространенный: в роли POS-терминала выступает готовый моноблок с сенсорным экраном и считывателем (все это в едином исполнении без лишних проводов и кабелей питания), на котором персонал оперативно проводит все манипуляции с заказом клиента.

Второй вариант — это набор из компьютера (обычно в специальном маленьком корпусе), обыкновенного монитора и программируемой клавиатуры. Это решение – наследие древних времен, когда сенсорные моноблоки стоили по 80-100 тысяч рублей, и клавиатурное решение было дешевле в 2-3 раза. На данный момент клавиатурные POS-терминалы потеряли актуальность, разница с сенсорным решением отличается на 10-15 тысяч рублей, но в нагрузку вы получаете медленную скорость работы персонала, множество проводов и кабелей, отключение каждого из которых чревато отказом всей станции, и не очень эстетичный комплект железок в своем заведении. Единственный формат, который полностью оправдывает клавиатурный POS-терминал – это заведения класса «fastfood», когда у вас небольшой ассортимент меню (его можно легко привязать к программируемым клавишам клавиатуры) и вы не создаете столиков, визитов, а продаете позиции, как в супермаркете, отдал заказ, получил деньги (примером таких заведений выступают Subway, Ростикс, Сбарро).

Следующее оборудование для автоматизации — это фискальный регистратор или кассовый аппарат. Вариантов тут тоже несколько. Фискальный регистратор – это по сути, тот же самый кассовый аппарат, который подключен к POS-терминалу и может автоматически (из программы) печатать фискальные чеки. При выборе фискального регистратора нужно иметь в виду ширину ленты в 57 или 80 миллиметров (из опыта хотелось бы отметить, что чеки и отчеты, напечатанные на 57-й ленте крайне тяжело читать).

В случае использования кассового аппарата, вам понадобится обязательно, установить принтер рулонной или подкладной печати для POS-терминала (чтобы программа могла распечатать чек с детализацией заказа), после чего кассир вручную пробивает сумму чека по кассовому аппарату. Такая схема получается немного дешевле, но все эти манипуляции отнимают много времени у персонала, а значит сказываются на скорости и качестве обслуживания посетителей.

Кроме того, и для кассового аппарата, и для фискального регистратора понадобится денежный ящик. Нужно лишь выбрать, будет он автоматический или нет, а также количество секций под купюры и монеты.

Третий элемент рабочего места кассира — источник бесперебойного питания — часто пропускают, а зря. Не смотря на кажущуюся надежность вашего электрообеспечения, включившийся холодильник или электропечь может легко вывести из строя ваш фискальный регистратор или моноблок, а быстро поменять контрольно-кассовую технику (которая снимается и ставится на учет в налоговую инспекцию, в рабочее время и только по будням) вряд ли получится.

В плане программного обеспечения на POS-терминал устанавливается элемент Front-офисной части программы R-Keeper — «R-Keeper модуль кассира». Данный программный модуль используется для внесения, добавления или корректировки заказов посетителей, также для расчета клиентов и просмотра оперативных отчетов по текущей кассовой смене.

Все программы, используемые для автоматизации предприятий сферы торговли и HoReCa, делятся на 2 основных класса: Front-офис и Back-офис. Под программами Front-офиса подразумевают программы, которые устанавливаются непосредственно в торговом зале или зале обслуживания, для непосредственного обслуживанию клиентов, с которыми работают официанты, кассиры, администраторы зала. Под программами Back-офиса подразумевают программы, которые устанавливаются на компьютерах товароведа, менеджера или управляющего, обычно в данных программах заводят меню или номенклатуру товаров, приходуют товар, разграничивают доступ к тем или иным объектам и функциям другому персоналу, просматривают общие отчеты о работе заведения.

Как правило, кафе или ресторан небольшого формата останавливается на одной рабочей станции кассира, которую используют не только кассиры и бармены, но также официанты, принимающие заказ. Но в случае более сложной структуры, наличия нескольких залов или большой площади заведения используются станции официанта. По сути, это решение идентично рабочему месту кассира, кроме ряда моментов: на станции официанта есть возможность работы с заказом (создавать, редактировать, переносить), возможность печати предварительных чеков, но нет возможности рассчитывать посетителей. По этой причине в состав оборудования рабочего места официанта входят:

  • POS-терминал;
  • Принтер рулонной или подкладной печати;
  • Источник бесперебойного питания и фильтры;
  • Программное обеспечение.

О POS-терминалах и бесперебойниках сказано выше, они ничем не отличаются от оборудования для автоматизации рабочего места кассира.

Принтер, входящий в состав станции официанта, служит для печати предварительных чеков (их называют пречеками или счетами) заказа. Принтеры для печати пречеков бывают 2-х основных видов: рулонные принтера и принтера подкладной печати. Рулонный принтер – обычный термопринтер, чаще всего рассчитанный на 80-миллиметровую термоленту. Принтер подкладных документов печатает по матричной технологии (с помощью картриджей) на специальные бланки, изготовленные типографским способом. Обычно на эти бланки наносят логотип ресторана и прочую дополнительную информацию.

На станцию официанта устанавливается программное обоеспечение «R-Keeper модуль официанта».

Программный комплекс R-Keeper позволяет использовать мобильные КПК (карманный персональный компьютер, он же мобильный или переносной терминал, он же наладонник) для автоматизации работы официанта. Для данного решения вам кроме самих КПК понадобится еще беспроводная точка доступа Wi-Fi и собственно сами КПК (с установленной операционной системой Windows CE 5.0 или выше).

Использование карманных компьютеров позволяет существенно увеличить скорость обслуживания клиентов и уменьшить количество ошибок допускаемых официантом. Работая с КПК можно также создавать и редактировать заказы, осуществлять печать пречеков на принтеры, подключенные к другим станциям. Но в отличие от стационарных решений нужно учитывать следующие нюансы: КПК работает нормально только в зоне сети Wi-Fi, в случае большой площади зала, либо сложных архитектурных решений необходимо правильно рассчитать зону охвата беспроводной сети и установить нужное количество точек доступа с достаточной мощностью. Также, учитывая опыт эксплуатации КПК в ресторане, нужно иметь ввиду, что решение мобильный официант будет эффективно, если КПК будет закреплен во время смены за конкретным человеком, а не передаваться между несколькими сотрудниками.

На карманные компьютеры устанавливается программное обеспечение «R-Keeper мобильный официант».

Принтеры заказов (или «заказок») – это принтеры которые располагаются в цехах производства предприятий HoReCa. Используются они для автоматического оповещения персонала о необходимости приступить к изготовлению блюд, заказанных посетителями.

Например, в вашем ресторане есть 3 цеха: холодный, горячий и бар. Клиент, за столиком №3 заказывает: солянку, салат «Цезарь», 300 грамм водки и бокал пива. После того, как официант вводит и сохраняет заказ, на принтере холодного цеха печатается «заказка» следующего содержания: «Стол №3, салат «Цезарь» - 1 шт.», на принтере горячего цеха: «Стол №3, солянка», на принтере бара: «Стол №3, водка – 300 грамм, бокал пива». Повара и бармены, увидев заказку (а для того, чтобы они обратили внимание на то, что она напечаталась, можно снабдить принтера специальными кухонными звонками) сразу приступают к приготовлению блюд, таким образом контролируется, что заказ поступил на кухню и повышается оперативность обслуживания.

Обычно роль принтера заказов выполняют рулонные принтеры с термолентой 80 миллиметров, так как на широкой ленте заказ печатается в компактном виде и удобно читаем. Кроме размера ленты, необходимо учитывать интерфейс принтера, обычно они бывают 2-х видов: RS-232 и Ethernet. При выборе данного вида принтера необходимо учитывать размер кабеля, соединяющий принтер с рабочей станцией либо коммутатором. Из общих рекомендаций хотелось бы отметить, что длина проложенного кабеля от рабочей станции кассира или официанта до принтера в случае использования принтера с интерфейсом RS-232 не должна превышать 15 метров, в случае использования интерфейса Ethernet - 100 метров.

Данная система используется в ресторанах для повышения оперативности выполнения заказов и контроля приготовления блюд. Данная система может быть использована как замена принтеров заказа на кухне или дополнять принтера. Система работает следующим образом: после пробития заказа, тот печатается не только на принтерах, но и отображается на специальном мониторе повара. На данном мониторе отображается, какие блюда необходимо готовить и в какой заказ собирать, также отображается, сколько времени уже прошло с момента заказа, сообщать официанту, что заказ готов и прочее. Система KDS позволяет ускорить время работы кухни, оперативно отслеживать время выполнения заказов, анализировать работу поваров и официантов. Система по умолчанию включает в себя следующие элементы:

  • Дисплей повара;
  • Дисплей официанта.

Под дисплеем повара подразумевается рабочая станция (с сенсорным экраном или специальной клавиатурой). Интерфейс данной станции предоставляет информацию о заказанных блюдах, позволяет отмечать приготовленные блюда и сообщать об этом официантам.

Дисплей официанта — это тоже рабочая станция, которая позволяет просматривать заказы уже приготовленные кухней, и отмечать, что этот заказ официант уже забрал. Также систему можно дополнить средствами связи с официантами (например, пейджинговой системой).

Все эти средства позволяют оценить: сколько времени готовится то или иное блюдо, как быстро работает кухня, как быстро официант забирает заказ, как долго, в принципе, ожидают своих заказов ваши клиенты. Система KDS приобретается не на отдельные рабочие станции, а в целом на кафе или ресторан.

Для автоматизации рабочего места менеджера (товароведа) вам понадобиться:

  • Компьютер: обычный набор из системного блока, монитора, клавиатуры и мышки;
  • Операционная система для данного компьютера;
  • Программы Back-офис.

Приведенный перечень является минимальным набором. Не хочется повторяться, что любую важную технику необходимо защитить источниками бесперебойного питания и сетевыми фильтрами, а также поставить какой-либо антивирус и офисный пакет. В Back-офисные программы входят:

  • Модуль менеджера R-Keeper;
  • StoreHouse;
  • Персональная дисконтная система (ПДС);
  • On-line монитор;
  • И многое другое.

Из приложений Back-офиса обязателен к установке «Модуль менеджера R-Keeper», в котором менеджер формирует меню, устанавливает стоимость блюд, заводит персонал и устанавливает режимы и правила работы всей системы автоматизации ресторана. Также данный модуль предоставляет отчетность по работе заведения: выручка в различных форматах и разрезах, расходы блюд и среднее количество клиентов, для удовлетворения любых прихотей и пожеланий имеются OLAP-кубы, с помощью которых можно сконструировать любой отчет.

Для автоматизации складского учета, возможности вести приходные и расходные накладные, калькуляционные карты и расчет себестоимости необходимо установить программу StoreHouse.

Персональная дисконтная система позволяет использовать индивидуальные карты клиентов, которые могут быть одновременно дисконтными, бонусными и платежными. Эту систему используют не только для повышения лояльности клиентов, но и для построения отчетов по предпочтениям конкретных посетителей.

On-line монитор позволяет в режиме реального времени просматривать текущую выручку, открытые и закрытые за день заказы, количество посетителей и прочее.

Для того, чтобы весь этот набор оборудования и программного обеспечения не просто работал, но приносил вам прибыль и снижал издержки, нужны специалисты, которые смонтируют, подключат, настроят, а также обучат персонал для работы с данным комплексом.